12. XÂY DỰNG HỒ SƠ THIẾT BỊ VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU BẢO DƯỠNG
1. Giới thiệu

 Trong quá trình điều chỉnh, việc đánh giá những  biện pháp sửa đổi có kiểm soát so với chỉ dẫn giúp người điểu chỉnh có thể tiến hành một số thay đổi cần thiết để máy có thể hoạt động ổn định. Trong bảo dưỡng, những thay đổi này là kết quả của hoạt động bảo dưỡng:

 -Tình huống xảy ra bất ngờ,
-Bảo dưỡng sửa chữa,
-Cải tiến.

 Tất cả sự điều chỉnh này cộng với kết quả của quá trình vận hành so với những mục tiêu đề ra cho phép xác định tình trạng hoạt động tốt của thiết bị. Các quyết định phải được liên tục đưa ra nhằm đạt được những mục tiêu đó.
Công tác lập hồ sơ thiết bị dựa trên tất cả những dữ liệu kỹ thuật nói trên. Việc sử dụng những thông tin này giúp xác định bản chất của các số liệu liên quan cần có. Vì vậy, chính sách bảo dưỡng của công ty được quyết định bởi nội dung của những thông tin ghi trong hồ sơ.

 Việc khai thác những  thông  tin trong  hồ sơ cần phải quan  tâm đến  toàn  bộ quá trình quản  lý bảo dưỡng:

 -Bảo dưỡng kỹ thuật,
-Quản lý tài chính,
-Quản lý nguồn nhân lực.

 2. Mục đích

 2.1. Liên quan đến bảo dưỡng
-Nhằm phát hiện các thiết bị và/hoặc hệ thống gây ra hỏng hóc để thực hiện quá trình phân tích và nâng cao độ tin cậy.
-Nhằm chọn ra các phương pháp bảo dưỡng thích hợp nhất cho từng loại thiết bị.
-Nhằm thực hiện bảo dưỡng theo đúng với nhu cầu cần thiết.
-Nhằm cải thiện và tối ưu hoá việc quản lý phụ tùng thay thế, …

 2.2. Liên quan đến sản xuất

 -Nhằm tối ưu hoá các điều kiện vận hành hiệu quả.
-Nhằm kiểm soát các hướng dẫn khởi động.
-Nhằm đảm bảo các biện pháp kiểm soát.
-Nhằm quan trắc các thiết bị sản suất.
-Nhằm cải thiện mối quan hệ giữa bộ phận bảo dưỡng và sản xuất, …
2.3. Liên quan đến chi phí
1.Nhằm định hướng tốt hơn cho kỹ thuật thiết kế.
2.Nhằm đưa ra tiêu chuẩn trang thiết bị một cách chính xác hơn.
3.Nhằm xác định các thiết bị quá đắt để đưa ra các giải pháp thích hợp nhất trong những trường hợp:
Thay thế máy móc.
Thay đổi thiết bị, …

 3. Thu thập dữ liệu

 Việc tổ chức thực hiện các hoạt động bảo dưỡng phụ thuộc vào các loại hình bảo dưỡng: sửa chữa, cải tiến, bảo dưỡng dựa vào điều kiện và mang tính hệ thống. Sẽ là hợp lý nếu những loại hình bảo dưỡng trên tuân theo  những  thông  số để liệt kê và phân  loại. Chính nhờ có sự kết hợp các biện pháp  bảo dưỡng mà chúng ta có thể có một dịch vụ bảo dưỡng có sự liên kết chặt chẽ về chức năng và cơ cấu, đây chính là yếu tố đảm bảo tính hiệu quả của công tác bảo dưỡng.
Xét cả về mục tiêu hiệu quả và chi phí thì hệ thống xử lý dữ liệu hồ sơ cần phải phù hợp với nhu cầu của công tác bảo dưỡng. Như chúng ta biết, việc lưu trữ hồ sơ dữ liệu sẽ là nghĩa nếu chúng không được sử dụng.
Dù là ở nhà máy hay tại dây chuyền sản xuất thì tầm quan trọng của các thiết bị là không giống nhau. Những hỏng hóc được cho là “nghiêm trọng” là những sự cố có thể dẫn tới những hậu quả:

 1.Dừng sản xuất
2.Nhân công nhàn rỗi.
3.Không đáp ứng yêu cầu về chất lượng.
4.Không đáp ứng yêu cầu về thời hạn, …

 Hỏng hóc đối với một số máy móc khác có thể dẫn đến những hậu quả nhỏ. Tuy nhiên chỉ riêng với các sự cố nhỏ này ta cũng có nhiều cách khác nhau để xử lý: cả về phương pháp bảo dưỡng lẫn cách thức lưu hồ sơ. Chi phí bảo dưỡng liên quan đến từng loại loại thiết bị cũng là một tiêu chí quan trọng để lập hồ sơ. Định luật Pareto sẽ giúp cho việc chọn lọc. Định luật này cho rằng chi phí bảo dưỡng của 20 - 30% số thiết bị có thể chiếm 70 đến 80% tổng chi phí bảo dưỡng của toàn nhà máy.
Vì vậy, việc lập hồ sơ đòi hỏi cần phải có kiến thức đầy đủ về thiết bị. Phải lập một bảng phân loại theo mức độ quan trọng để phân cho mỗi hệ thống hoặc tiểu hệ thống một chỉ số quan trọng nhằm xác định mức quan tâm cần thiết.

 4. Nguồn dữ liệu lập hồ sơ

 Bộ phận bảo dưỡng và các công việc cần thực hiện được quản lý qua các tài liệu lưu hành trong nội bộ bộ phận bảo dưỡng cũng như trong các dịch vụ vệ tinh. Các loại giấy tờ được trình bày tại 2 chương khác trước cho ra một bản khảo sát về việc cách thức thu thập thông tin.

 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CAN THIỆP BẢO DƯỠNG

5. Lưu đồ của thông tin bảo dưỡng
Làm thế nào để truyền tải thông tin? Mọi thông tin được đưa ra từ bộ phận bảo dưỡng phải là kết quả của yêu cầu công việc (W.R.) từ phía nhà sản xuất hoặc từ phía công ty khai thác thiết bị. Bản yêu cầu này có thể do bộ phận sản xuất đưa ra nhằm yêu cầu Bảo dưỡng sửa chữa hoặc Bảo dưỡng cải tiến, hoặc do chính Bộ phận bảo dưỡng đưa ra ví dụ như bảo dưỡng  phòng ngừa, hoặc ngoài ra còn có thể do các bộ phận vệ tinh đưa ra. Yêu cầu công việc được chuyển tới bộ phận bảo dưỡng. Bộ phận bảo dưỡng có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận yêu cầu công việc đó. Trong cả hai trường hợp thì người nộp yêu cầu công việc phải được thông  tin đầy đủ về những hoạt động liên quan đến yêu cầu của anh ta. Nếu

được chấp thuận, anh ta cũng sẽ phải có khả năng giám sát quá trình can thiệp. Một khi yêu cầu công việc được thông  qua, nó sẽ được gửi đến phòng “Kế hoạch và lập thời gian biểu”. Phòng này, kết hợp với phòng “Phương pháp” và “Kho phụ tùng thay thế” đưa ra lệnh giao việc cần thiết để có thể triển khai can thiệp bảo dưỡng hiệu quả. Sau khi tiến hành can thiệp, nhân viên kỹ thuật viết bản báo cáo về công việc bảo dưỡng của mình (I.R) và gửi đến bộ phận hành chính về bảo dưỡng. Bộ phận này sẽ chuyển bản báo cáo cho bộ phận liên quan khác mà thông tin này có thể có ích và đặc biệt là chuyển tới người đưa ra yêu cầu công việc. Thủ tục đó có thể được thực hiện bằng máy tính hoặc dưới dạng văn bản tùy theo điều kiện của công ty.

Việc thu thập dữ liệu phải được tiến hành theo trình tự thời gian vì nguồn  dữ liệu nằm trong các lệnh giao việc. Các lệnh này phải được phân loại và lưu căn cứ theo thời điểm tiến hành công việc. Sau đó, những file hồ sơ phải được hoàn thiện với thông  tin được lựa chọn lưu. Những dữ liệu được thu thập từ:

1.Báo cáo can thiệp của kỹ thuật  viên. Báo cáo này được ghi chép trên một mẫu để xác định những thông tin mà chúng ta muốn thu thập chẳng hạn như thời gian cho mỗi lần can thiệp, các chi tiết hao mòn, bộ phận thay thế đã sử dụng, giải pháp, hỏng hóc thực sự là gì, triệu chứng,…. Một phần của báo cáo này là những chú thích riêng trong phần dành cho kỹ thuật viên (những gợi ý cải tiến, phân tích tình huống,…);

2.Những tài liệu phụ dùng trong lúc lập lệnh giao việc:
Phiếu công việc;
Các phụ tùng thay thế, thiết bị chuyên dụng và nguồn nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc theo lệnh giao việc.  Ví dụ:
-Thiết bị nâng,
-Cần trục lưu động phía trên,
-Hệ thống ròng rọc thuỷ lực,
-Hệ thống an toàn (lính cứu hoả, thiết bị dập lửa,…), v...v...

3.Những tài liệu để tính toán chi phí can thiệp cho sự cố hỏng lập ra bởi việc hạch toán chi phí.

4.Tất cả những tại liệu có thể có ích giúp cho việc hiểu dữ liệu thu thập được.

Biện pháp thu thập dữ liệu này chỉ thể hiện những thông tin về hoạt động can thiệp của bộ phận bảo dưỡng. Những dữ liệu về can thiệp của bộ phận sản xuất sẽ được lưu trong sổ vận hành và có thể tham khảo bất cứ khi nào cần. Việc bỏ qua những chỉ dẫn liên quan đến công việc của bộ phận vận hành là một sai lầm không được phép mắc phải.
Các dữ liệu cũng có thể được các nhà thầu phụ cung cấp. Nhất thiết phải chú ý đến những thông  tin này vì chúng không chỉ cần thiết cho việc đánh giá gói thầu mà còn để bảo vệ bí quyết sản xuất và biện pháp kiểm soát chung cho toàn bộ kho máy móc.