Hồ sơ kĩ thuật gồm những gì ?

10. CẤU TRÚC HỒ SƠ KỸ THUẬT
1. Hiểu khái niệm “thiết bị”

Trong tài liệu này, thuật  ngữ “thiết bị” đề cập tới một tổng thể kỹ thuật  có một chức năng nào đó và thường có kết cấu phức tạp, tức là được thiết kế và sản xuất để thực hiện một nhiệm vụ (một hoạt động hoặc chức năng) xác định. Ví dụ: một thiết bị nghiền, một máy ép, một thiết bị sơn hoặc lò xử lý bề mặt, bơm, cầu trục, v.v...

2. Hiểu khái niệm “hồ sơ kỹ thuật” và “hồ sơ thiết bị”

Khái niệm “hồ sơ thiết bị” hoặc “hồ sơ kỹ thuật” của thiết bị đôi khi chứa đựng nhiều thực tế khác nhau tuỳ theo tác giả. Trong quan điểm của chúng tôi, “hồ sơ kỹ thuật” thường  coi như một hồ sơ “trước sử dụng” (nghĩa là trước khi thời gian sử dụng của thiết bị bắt đầu).
Vì thế, đối với chúng tôi “hồ sơ thiết bị” là hồ sơ “quá trình sử dụng”. Hồ sơ này sẽ do bộ phận bảo dưỡng sử dụng. Trong đó sẽ có bao gồm hồ sơ “trước sử dụng” để từ đó thêm dần các văn bản do quá trình sử dụng thiết bị tạo ra.

I. NGUỒN  GỐC VÀ MỤC TIÊU CỦA “HỒ SƠ THIẾT BỊ”

Hồ sơ thiết bị sẽ được xây dựng theo thời gian.

1. Hồ sơ “trước sử dụng”
Hồ sơ này do nhà sản xuất thiết bị cung cấp và thuộc về trách nhiệm của đơn vị này. Hồ sơ phải có đủ các thông tin hữu ích về sử dụng và bảo dưỡng đúng cách đối với thiết bị. Các dữ liệu được rút ra từ các giai đoạn liên quan thiết kế và sản xuất ra thiết bị.

2. Hồ sơ “quá trình sử dụng”
Hồ sơ này sẽ hình thành bởi người sử dụng có sự phối hợp một phần với nhà sản xuất về các vấn đề liên quan tới khâu trước sử dụng. Hồ sơ phải có toàn bộ các thông  tin hữu ích được thu thập từ thời điểm mua, lắp đặt, vận hành và bảo dưỡng thiết bị. Vì thế các dữ liệu phải được xuất phát từ các giai đoạn liên quan tới việc mua, lắp đặt, vận hành và bảo dưỡng. Phần “quá trình sử dụng” trong hồ sơ thiết bị thuộc trách nhiệm của duy nhất người sử dụng. Hình 2.18 dưới đây sẽ tóm tắt các nguồn thông tin của hồ sơ thiết bị.
II.CẤU TRÚC CỦA HỒ SƠ THIẾT BỊ

Một hồ sơ thiết bị hoàn chỉnh phải có các thông tin sau đây:
1.Thông tin xác định và kết cấu thiết bị.
2.Các tài liệu liên quan tới việc mua và lắp đặt.
3.Các hướng dẫn.
4.Các yêu cầu bảo dưỡng.
5.Catalogue về các khoản mục tiêu hao và phụ tùng.
6.Thông tin về sử dụng.
Hồ sơ.
Số liệu thống kê.

1. Thông tin xác định thiết bị
Việc xác định và kiểm kê cho từng thiết bị là rất quan trọng. Rõ ràng là không thể quản lý được thiết bị nếu không có tài liệu chi tiết đối với từng thiết bị hiện là công cụ sản xuất. Tác nghiệp đầu tiên là xây dựng một danh mục kiểm kê hoàn chỉnh về tài sản vật lý là các thiết bị (các loại và số lượng) của công ty. Một danh mục đơn giản không phải lúc nào cũng có thể sử dụng được bởi vì việc kiểm kê chi tiết về từng hạng mục có thể kéo dài và gây chán nản. Vì thế, người ta cần phải phân loại các thiết bị để xác định từng thiết bị trong số đó theo một phương thức có tính chắc chắn. Chưa chú trọng tới các chi tiết của phần “Làm như thế nào?”, hãy để chúng tôi mô tả các giai đoạn cần đi qua trong Hình 2.19.
2. Các tài liệu liên quan tới việc mua và lắp đặt thiết bị

Các tài liệu này là những yếu tố chủ chốt của hồ sơ thiết bị vì chứa đựng toàn bộ các thông tin kỹ thuật và tài chính thuộc giai đoạn trước sử dụng và đi kèm với chứng nhận mua thiết bị. Để không bị bỏ sót bất cứ thông tin nào trong phần này của hồ sơ thiết bị, người ta thường làm theo logic về quá trình mua thiết bị đã được minh chứng về tính hữu hiệu. Vì vậy, chúng ta sẽ tìm:

-Các tài liệu liên quan tới tư vấn từ phía nhà cung ứng.
-Các tài liệu liên quan tới quy trình mua thiết bị.
-Các tài liệu thông tin kỹ thuật.
-Các tài liệu liên quan tới lắp đặt thiết bị.

3. Các tài liệu liên quan tới sử dụng

Phần này trong hồ sơ thiết bị cần có toàn bộ các thông  tin cần thiết để sử dụng  thiết bị đúng  cách. Chúng ta thông thường sẽ tìm:

-Các đặc tính mang tính khái niệm và chức năng của thiết bị/
-Quy trình khởi động và tắt.
-Các quy tắc ứng xử.
-Các sự cố có thể xảy ra trong khi sử dụng thiết bị.
-Các chỉ dẫn vệ sinh và an toàn.
-Các chỉ dẫn bảo dưỡng.

4. Các yêu cầu về bảo dưỡng

Phần này là phần quan trọng nhất và thường dài nhất trong hồ sơ thiết bị. Nguồn thông tin sẽ do nhà sản xuất cung cấp, nhưng người dùng cũng sẽ có vai trò rất quan trọng bởi đó là các thông tin cần có để sử dụng thiết bị một cách hợp lý và tối ưu. (xem các nguồn và chi phí G.E.R.). Các tài liệu trong phần “Các yêu cầu về bảo dưỡng” phải gồm có:

-Tài liệu giúp ta HIỂU VỀ THIẾT BỊ,
-Tài liệu giúp BẢO DƯỠNG  THIẾT BỊ.

5. Catalogue về những khoản mục tiêu hao và phụ tùng

Không đi sâu thêm vào chi tiết, chúng tôi chỉ đơn giản là sẽ nhắc lại với các bạn rằng những khoản mục tiêu hao là những chi tiết sẽ được thay thế bởi sẽ tiêu hao trong quá trình sử dụng thiết bị có những chi tiết này.
Phụ tùng nói chung được sử dụng khi có sự giảm sút lớn về chức năng do sự cố hoặc xử lý thiết bị không đúng cách.
Do các hoạt động bảo dưỡng nhằm mục tối ưu hoá khả năng của thiết bị, nên điều tối quan trọng là các phụ tùng cần thiết phải luôn có sẵn khi cần đến và ở mức giá chấp nhận được.
Do đó đòi hỏi phải có một cách thức quản lý thích hợp đối với các loại phụ tùng (cả các khoản mục tiêu hao và các phụ tùng).

HỒ SƠ THIẾT BỊ LÀ MỘT CÔNG  CỤ THIẾT YẾU.
Để đạt được mục tiêu đã được mô tả tóm tắt ở trên, cần phải tìm sẵn các thông tin dưới đây:

-Thông tin xác định các phụ tùng.
-Lựa chọn các chi tiết cần lưu kho.
-Mã hoá các chi tiết trong kho.
-Bổ sung những chi tiết trong kho,
-Sơ đồ kho,
-Lối ra của kho,
-Kiểm soát giá trị hàng lưu kho.
Chỉ 3 thông tin đầu tiên đề cập ở trên là cần phải tính đến để đưa vào hồ sơ thiết bị. (1) Một vài tác giả khác gọi cả hai loại này bằng thuật ngữ “phụ tùng”.

6. Thông tin liên quan tới vận hành thiết bị

Thông tin liên quan tới quá trình sử dụng thiết bị gồm 2 nhóm sau:

1.Các thông tin liên quan tới hồ sơ,
2.Các dữ liệu thống kê.

a. Hồ sơ
Thuật ngữ hồ sơ đề cập tới tất cả các tài liệu mô tả các hoạt động bảo dưỡng đối với thiết bị theo trình tự thời gian kể từ khi bắt đầu đưa vào hoạt động.
Hồ sơ cũng cần bao gồm cả kết quả của các hoạt động bảo dưỡng này. Bảo dưỡng là một hệ thống chu trình do con người kiểm soát.

Các hướng dẫn đầu vào của hệ thống được mô tả trong hồ sơ thiết bị và yếu tố chu trình ở đây chính là sự can thiệp về bảo dưỡng. Điều này được minh hoạ ở Hình 2.20. Nguyên tắc hoạt động bảo dưỡng.
Phần này trong hồ sơ thiết bị được gọi là “Thông tin liên quan tới sử dụng”, gồm những  thông  tin và công cụ quản lý cho tất cả các hạng mục mang tính vận hành của hoạt động bảo dưỡng. Phần này sẽ truyền tải chính sách của công ty về bảo dưỡng.

Tài liệu “hồ sơ” phải gồm có:
-Yêu cầu công việc (W.R) do nhân viên sản xuất hoặc dịch vụ bảo dưỡng đưa ra nằm trong kế hoạch bảo dưỡng phòng ngừa,
-Lệnh bảo dưỡng W.O. phát hành dựa trên cơ sở W.R.

Đây là phiếu làm việc của kỹ thuật viên bảo dưỡng. Các phụ tùng và/hoặc vật liệu cần thiết khác đã được chuẩn bị trước đó. Thiết bị cũng phải được đặt trong tình trạng sẵn sàng.

-Báo cáo hành động can thiệp (I.R.) cho phép kỹ thuật viên ghi chép lại những quan sát của mình, mô tả hành động được tiến hành và đề cập tới các bộ phận và/hoặc vật liệu đã sử dụng.
-Thêm các thông  tin về chi phí để hoàn chỉnh I.R. Các thông  tin này sẽ có ích cho người vận hành thiết bị và cho phòng kế toán – tài chính của công ty.

Tất cả các thông tin trên được thu thập theo trình tự thời gian. Các thông tin giúp chúng ta nhận thức được sự thay đổi của thiết bị về mức độ kỹ thuật, nhưng cũng cho biết cả về phương  diện quản lý kỹ thuật và tài chính của vốn kỹ thuật (tính toán λ, T.R.S., M.T.B.F., M.T.T.R., v.v…).  Mọi thông tin trên đều có có giá nhất định liên quan tới những trở ngại và dịch vụ. Cần tránh mọi loại ý tưởng lý thuyết tốn kém và phải lấy các số liệu cả về phương diện kỹ thuật và kinh tế. Quy trình bảo dưỡng không thể thiết lập bởi các điều luật, việc thực hiện và điều chỉnh quy trình bảo dưỡng là một quá trình biến đổi đều đặn.

Hình 2.21: Chu trình điều chỉnh liên tục các quy trình bảo dưỡng, sau đây được minh hoạ bằng “chu trình DEMING” đã nhận được sự đánh giá cao của những người đặt chất lượng làm mục tiêu. Sơ đồ của chu trình này được mô tả dưới đây:

b. Dữ liệu thống kê

Về các dữ liệu thống kê, như trong định nghĩa về nội dung của các tài liệu liên quan tới hồ sơ, thì điều cần phải làm là giới hạn các văn bản ở mức hữu hiệu và được sử dụng đến.


Trong số nhiều dữ liệu thống kê theo dõi, chúng ta có thể tìm được:
-Các chỉ số M.T.B.F. và M.T.T.R.
-Tính sẵn có của các thiết bị, phải phù hợp với kế hoạch sản xuất;
-Kiểm soát chi phí, một cách hữu hiệu là bóc tách chi phí theo từng kiểu bảo dưỡng sẽ áp dụng;
-Quản lý các tác nghiệp bảo dưỡng;
-Các chỉ số quản lý đối với phụ tùng;
-Các chỉ số quản lý về nhân lực bảo dưỡng;
-Diễn biến chi phí.

7. Tóm tắt

Hồ sơ kỹ thuật bị bao gồm tất cả các phần dưới đây
HỒ SƠ KỸ THUẬT

TRƯỚC SỬ DỤNG
CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN ĐẾN XÁC ĐỊNH THIẾT BỊ
-Phân loại
-Mã hoá
-Nhận diện
-Kết cấu

CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN TỚI VIỆC MUA THIẾT BỊ
-Tài liệu về “Nhà cung cấp ”
-Tài liệu về “Quá trình mua thiết bị”
-Các tài liệu thông tin kỹ thuật ban đầu

CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN TỚI LẮP ĐẶT VÀ SỬ DỤNG
-Tài liệu về việc lắp đặt
-Tài liệu liên quan tới quá trình sử dụng thiết bị

CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN TỚI BẢO DƯỠNG CATALOGUE VỀ CÁC PHỤ TÙNG

TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG
SÁCH VẬN HÀNH

HỒ SƠ VỀ CÁC GHI CHÉP
Đặc điểm kỹ thuật và “vấn đề khai thác”

HỒ SƠ THỐNG KÊ

Đặc điểm kỹ thuật và “vấn đề tài chính”



Không có nhận xét nào:

 
CÔNG TY TNHH MTV KHÍ NÉN Á CHÂU
Hà Nội: Số 16 tổ 12 Phường Phúc Đồng, Quận Long Biên, TP Hà Nội
Hải Dương: Lô 23 KĐT Việt Hòa, Phường Việt Hòa, TP Hải Dương
Điện thoại: 02203 680 778 - Fax: 02203 686 565
Website: www.Thibivi.com - Email: khinenachau@gmail.com
Chứng nhận website đã đăng kí với bộ công thương
Google+ | Facebook