8. HỆ THỐNG TRAO ĐỔI THÔNG TIN
Việc trao đổi thông tin trong nội bộ công ty thường bị xem nhẹ và bỏ sót. Chúng thường bị chuyển thành dạng báo cáo miệng. Mặc dù vậy, nó có chức năng quan trọng trong quản lý công tác bảo dưỡng.
Trao đổi thông tin là sợi dây kết nối thiết yếu giữa thông tin, ra quyết định và hành động.
2. Các kênh trao đổi thông tin
Sự trao đổi thông tin có thể dưới một số dạng:
Dạng truyền miệng thực chất dễ bị thất lạc, có thể bị thay đổi, và dễ bị sai lệch, Dạng văn bản và/hoặc biểu đồ,
Dạng không chính thức.
Nhân viên bảo dưỡng có thiên hướng không thích trao đổi thông tin dưới dạng văn bản. Điều đó giúp cho họ dễ lảng tránh hiệu lực thi hành và dễ dàng biện minh cho tình hình. Tất cả mọi người cần phải hiểu rằng sẽ không có sự can thiệp nào được thực hiện thành công nếu các câu hỏi sau đây không được trả lời:
Chính những điều này làm nên sự khác biệt của công tác bảo dưỡng.
Bẩy câu hỏi và trả lời đã cho thấy rõ rằng dạng trao đổi thông tin bằng miệng là không thích hợp . Dạng trao đổi bằng văn bản, được hoàn thiện bởi các biểu đồ có rất nhiều ưu điểm:
Giúp cho người tham gia nhận biết được các trách nhiệm của anh ta.
Giúp tránh được các sai lệch về thông tin, bỏ sót thông tin, các thay đổi không cần thiết, cũng như các nguyên nhân dẫn đến nhiều hành động trái ngược. Nhằm tối ưu hóa những ưu điểm này và tạo điều kiện cho những người sử dụng, các tài liệu phải:
Phù hợp với công ty-tham khảo những tài liệu của các công ty khác.
Số lượng văn bản phải phù hợp: Tránh sử dụng quá nhiều văn bản và biểu mẫu, tránh trùng lặp.
Cần được xây dựng theo hướng thuận tiện cho xử lý các dữ liệu.
Phân biệt được các loại thông tin thu được.
Cần rõ ràng, dễ đọc, logic và dễ sử dụng.
Việc trao đổi thông tin vẫn phải có hiệu lực khi người phụ trách vắng mặt. Hệ thống thông tin có tiếp tục được thực hiện bình thường không? Nếu có, đây là một hệ thống trao đổi thông tin tốt. Nếu không, nó cần phải được xem xét lại, xem có phù hợp với cơ cấu bảo dưỡng không. Hệ thống trao đổi thông tin sẽ vô ích nếu nó không thể sử dụng được và không được sử dụng. Hệ thống lưu trữ hồ sơ phải cho phép tra cứu nhanh và dễ dàng. Khi lựa chọn thông tin để tập hợp cần phải xét xem chúng có ích và phù hợp với nhau hay không.
3. Lựa chọn những thông tin cần thiết
Hệ thống trao đổi thông tin phải giúp cho các luồng thông tin được thông thoáng, nhờ đó chúng có thể phục vụ cho công tác quản lý chung (về kỹ thuật và tài chính) trong dịch vụ bảo dưỡng. Để đạt được điều này, việc cấu trúc các luồng thông tin, xác định các kênh thông tin và những người sử dụng là rất quan trọng, qua đó giúp cho các số liệu có thể được khai thác và sử dụng..
Các thông tin hữu ích cho công tác bảo dưỡng cần được công bố. Nó liên quan đến các hoạt động khác nhau:
-Các yêu cầu công việc.
-Các công tác đã được thực hiện.
-Các hồ sơ bảo dưỡng.
-Quản lý tồn kho.
-Danh mục đăng ký.
Các tài liệu liên quan:
Tài liệu nội bộ,
Tài liệu bên ngoài,
Công tác quản lý tài chính và kỹ thuật.
Luồng thông tin không thể bị gián đoạn cũng như bị làm sai lệch bởi việc thay đổi nhân sự. Do vậy cần thiết phải áp dụng đồng thời quy trình của ISO 9000 và ISO 9002
Để phục vụ cho công tác bảo dưỡng, những việc cần phải làm là:
Các yêu cầu công việc – được đưa ra bởi bộ phận sản xuất hoặc bảo dưỡng cho thầu phụ- và các yêu cầu mua sắm, được đưa chung vào trong một bản hợp đồng mua phụ tùng thay thế, nguyên vật liệu cho việc thực hiện công việc và dịch vụ;
Hệ thống trao đổi thông tin thông qua yêu cầu công việc (W.R.), quản lý tồn kho, các hồ sơ bảo dưỡng v.v…;
Sự hiệu quả của công tác bảo dưỡng thông qua việc kiểm soát các công tác bảo dưỡng đã được thực hiện bởi chính các nhân viên trong công ty và bên thứ ba, kết quả thu được cuối cùng trong công việc, việc kiểm soát sự phù hợp của các phụ tùng được cung cấp;
Những cải thiện được nhận thấy thông qua các phân tích hư hỏng (M.T.T.R., M.T.B.F., …); Việc quản lý các hồ sơ kỹ thuật: Khả năng truy cập và tra cứu, sự cập nhật, các quy trình
Không phải bàn cãi khi nói rằng việc lựa chọn các thông tin cần thiết cùng một lúc chỉ có thể đạt được nếu chúng ta đã định rõ: Thiết bị và việc sử dụng chúng, các đặc tính kỹ thuật. Những thông số về quản lý cần thiết cho việc thiết lập các sơ đồ quản lý, bản thân chúng được lấy ra từ kế hoạch quản lý, được xác định bởi tổng giám đốc điều hành..
CÁC NGUỒN THÔNG TIN VÀ CÁC MỤC TIÊU
1. Thực hiện các nhiệm vụ
Yêu cầu công việc (W.R.) phải được kết hợp với lệnh bảo dưỡng (W.O.). Công tác chuẩn bị.
Lệnh bảo dưỡng phải liên quan đến công tác chuẩn bị và yêu cầu công việc.
Báo cáo thực hiện được chuyển cho các bên sử dụng khác nhau (bộ phận lập biện pháp thực hiện, bộ phận kế toán, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, bộ phận đưa ra lệnh bảo dưỡng).
2. Thiết lập hồ sơ bảo dưỡng
Công việc cần thực hiện kết thúc với việc làm báo cáo thực hiện. Báo cáo này là cơ sở để làm hồ sơ bảo dưỡng. Bước thực hiện hoàn thiện hồ sơ bảo dưỡng này phải đáp ứng được những yêu cầu mục tiêu sau::
-Quản lý tài chính thông qua phân tích chi phí trên từng hạng mục công việc lớn, từng danh mục thiết bị …
-Mục tiêu quản lý kỹ thuật một mặt phải giúp cho kỹ thuật viên có thể sử dụng được các cơ sở dữ liệu cho việc thực hiện các can thiệp về kỹ thuật của mình, mặt khác giúp cho Phòng kỹ thuật bảo dưỡng trong việc phân tích các hỏng hóc (F.M.D.S. và G.E.R.).
Để đạt được điều này, các thông tin cần tập hợp sẽ liên quan tới:
-Bản chất của việc sửa chữa,
-Lý do phải có hành động can thiệp sửa chữa,
-Các bộ phận cần thay thế,
-Thời gian cần thiết cho việc can thiệp sửa chữa,
-Thời gian thiết bị phải ngừng hoạt động.
-Thời gian làm việc của thiết bị,
-Nhân viên thực hiện công việc sửa chữa (chức năng và số lượng).
Những thông tin trên sẽ tạo điều kiện cho việc đạt được công việc đã đề ra là quản lý chi phí và quản lý kỹ thuật. Từ đó, chi phí và việc theo dõi tiếp theo sẽ được đánh giá thông qua thời gian làm việc của nhân công, tiêu tốn về nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, chi phí gián tiếp v...v...
Việc quản lý tồn kho cũng có thể được thực hiện thông qua:
-Quay vòng tồn kho
-Bổ sung hàng trong kho.
-Giá trị hàng tồn kho, …
Việc quản lý thầu phụ được thực hiện và liên quan tới :
-Nguồn lực bên trong và bên ngoài.
-Các kiểm toán hợp pháp.
-Các hỗ trợ về kỹ thuật.
-Các hợp đồng bảo dưỡng.
-Nhân viên tạm thời/hay nhân sự được trả lương theo từng gói dịch vụ cung cấp, …
Chi phí nhân công phải bao gồm:
-Tiền lương và các chi phí cho việc tuyển người.
-Chi phí làm thêm giờ, chi phí bảo hiểm, …
-Bảo hiểm xã hội,
-Chi phí đào tạo (cho trong và ngoài công ty), …
Quản lý nhân công được thực hiện thông qua 3 hệ thống:
-Thời gian sửa chữa được nêu trong báo cáo thực hiện,
-Bảng chấm công hay hệ thống thiết bị chấm công tự động,
-Phân tích hồ sơ thanh toán.
Thời gian tham gia của nhân lực không gây ra vấn đề gì đặc biệt do có sự hỗ trợ của các kỹ thuật đáng tin cậy hiện nay. Mặc dù vậy thời gian sửa chữa có thể sẽ là vấn đề. Rất nhiều người cho rằng cần phải xét đến thời gian có mặt của họ ở nhà máy.
Điều này lý giải tại sao họ đòi hỏi thời gian làm việc tám giờ trong ngày để tránh những sai lệch trong việc thu thập các số liệu.
Tất cả các nhân viên tham gia cần được thông báo mục tiêu công việc cần hoàn thành, và nhận thức được tầm quan trọng của thời hạn hoàn thành. Điều này cho thấy sự quan trọng của báo cáo công việc sửa chữa và yêu cầu về tính chính xác..
Các chi phí gián tiếp cũng được tính thêm vào:
-Chi phí bổ sung các thiết bị phù hợp cho bảo dưỡng.
Các dụng cụ bằng máy.
Các dụng cụ cầm tay.
Các thiết bị thí nghiệm v.v....
-Các nguồn lực được sử dụng cho việc bảo dưỡng,
-Tiền bảo hiểm, …
Mỗi trình tự công việc tương ứng với một loại chi phí chính. Mỗi thông tin phân tích sẽ tương ứng với chi phí nhân công. Cần lưu ý rằng thời gian tính chi phí không nhất thiết tương ứng với tổng thời gian làm việc. Cứ mỗi tháng thì hệ số sau đây có thể được tính như sau:
Thời gian tính công / Số giờ làm việc
Phân tích chi phí có thể được làm theo các tiêu chí đề cập dưới đây:
-Thiết bị,
-Loại nghề nghiệp,
-Tính chất của công việc sửa chữa,
-Công việc sửa chữa được tiến hành trong giờ hay ngoài giờ làm việc chính thức, … Một bảng so sánh giữa kinh phí theo kế hoạch và kinh phí đầu tư thực tế sẽ được làm.
3. Các tài liệu liên quan đến thu thập thông tin
Không nên tăng số lượng tài liệu một cách không cần thiết. Một báo cáo công việc có thể bao hàm cả báo cáo sửa chữa. Nếu không đưa thông tin sửa chữa vào, nó có thể để cập đến việc tham khảo W.R. và I.R.
Đối với những tài liệu liên quan-các kế hoạch, các qui trình, các hướng dẫn an toàn, v.v…- chúng có thể được hợp lý hóa. Mỗi tài liệu bao gồm các chi phí: chi phí soạn thảo và xây dựng tài liệu, chi phí in ấn, chi phí về môi trường v.v..các tài liệu liên quan đến các quy trình có thể làm mỏng gọn để các kỹ thuật viên có thể sử dụng. …
Việc trao đổi thông tin trong nội bộ công ty thường bị xem nhẹ và bỏ sót. Chúng thường bị chuyển thành dạng báo cáo miệng. Mặc dù vậy, nó có chức năng quan trọng trong quản lý công tác bảo dưỡng.
Trao đổi thông tin là sợi dây kết nối thiết yếu giữa thông tin, ra quyết định và hành động.
Sự trao đổi thông tin có thể dưới một số dạng:
Dạng truyền miệng thực chất dễ bị thất lạc, có thể bị thay đổi, và dễ bị sai lệch, Dạng văn bản và/hoặc biểu đồ,
Dạng không chính thức.
Nhân viên bảo dưỡng có thiên hướng không thích trao đổi thông tin dưới dạng văn bản. Điều đó giúp cho họ dễ lảng tránh hiệu lực thi hành và dễ dàng biện minh cho tình hình. Tất cả mọi người cần phải hiểu rằng sẽ không có sự can thiệp nào được thực hiện thành công nếu các câu hỏi sau đây không được trả lời:
Bẩy câu hỏi và trả lời đã cho thấy rõ rằng dạng trao đổi thông tin bằng miệng là không thích hợp . Dạng trao đổi bằng văn bản, được hoàn thiện bởi các biểu đồ có rất nhiều ưu điểm:
Giúp cho người tham gia nhận biết được các trách nhiệm của anh ta.
Giúp tránh được các sai lệch về thông tin, bỏ sót thông tin, các thay đổi không cần thiết, cũng như các nguyên nhân dẫn đến nhiều hành động trái ngược. Nhằm tối ưu hóa những ưu điểm này và tạo điều kiện cho những người sử dụng, các tài liệu phải:
Phù hợp với công ty-tham khảo những tài liệu của các công ty khác.
Số lượng văn bản phải phù hợp: Tránh sử dụng quá nhiều văn bản và biểu mẫu, tránh trùng lặp.
Cần được xây dựng theo hướng thuận tiện cho xử lý các dữ liệu.
Phân biệt được các loại thông tin thu được.
Cần rõ ràng, dễ đọc, logic và dễ sử dụng.
Việc trao đổi thông tin vẫn phải có hiệu lực khi người phụ trách vắng mặt. Hệ thống thông tin có tiếp tục được thực hiện bình thường không? Nếu có, đây là một hệ thống trao đổi thông tin tốt. Nếu không, nó cần phải được xem xét lại, xem có phù hợp với cơ cấu bảo dưỡng không. Hệ thống trao đổi thông tin sẽ vô ích nếu nó không thể sử dụng được và không được sử dụng. Hệ thống lưu trữ hồ sơ phải cho phép tra cứu nhanh và dễ dàng. Khi lựa chọn thông tin để tập hợp cần phải xét xem chúng có ích và phù hợp với nhau hay không.
3. Lựa chọn những thông tin cần thiết
Hệ thống trao đổi thông tin phải giúp cho các luồng thông tin được thông thoáng, nhờ đó chúng có thể phục vụ cho công tác quản lý chung (về kỹ thuật và tài chính) trong dịch vụ bảo dưỡng. Để đạt được điều này, việc cấu trúc các luồng thông tin, xác định các kênh thông tin và những người sử dụng là rất quan trọng, qua đó giúp cho các số liệu có thể được khai thác và sử dụng..
Các thông tin hữu ích cho công tác bảo dưỡng cần được công bố. Nó liên quan đến các hoạt động khác nhau:
-Các yêu cầu công việc.
-Các công tác đã được thực hiện.
-Các hồ sơ bảo dưỡng.
-Quản lý tồn kho.
-Danh mục đăng ký.
Các tài liệu liên quan:
Tài liệu nội bộ,
Tài liệu bên ngoài,
Công tác quản lý tài chính và kỹ thuật.
Luồng thông tin không thể bị gián đoạn cũng như bị làm sai lệch bởi việc thay đổi nhân sự. Do vậy cần thiết phải áp dụng đồng thời quy trình của ISO 9000 và ISO 9002
Để phục vụ cho công tác bảo dưỡng, những việc cần phải làm là:
Các yêu cầu công việc – được đưa ra bởi bộ phận sản xuất hoặc bảo dưỡng cho thầu phụ- và các yêu cầu mua sắm, được đưa chung vào trong một bản hợp đồng mua phụ tùng thay thế, nguyên vật liệu cho việc thực hiện công việc và dịch vụ;
Hệ thống trao đổi thông tin thông qua yêu cầu công việc (W.R.), quản lý tồn kho, các hồ sơ bảo dưỡng v.v…;
Sự hiệu quả của công tác bảo dưỡng thông qua việc kiểm soát các công tác bảo dưỡng đã được thực hiện bởi chính các nhân viên trong công ty và bên thứ ba, kết quả thu được cuối cùng trong công việc, việc kiểm soát sự phù hợp của các phụ tùng được cung cấp;
Những cải thiện được nhận thấy thông qua các phân tích hư hỏng (M.T.T.R., M.T.B.F., …); Việc quản lý các hồ sơ kỹ thuật: Khả năng truy cập và tra cứu, sự cập nhật, các quy trình
Không phải bàn cãi khi nói rằng việc lựa chọn các thông tin cần thiết cùng một lúc chỉ có thể đạt được nếu chúng ta đã định rõ: Thiết bị và việc sử dụng chúng, các đặc tính kỹ thuật. Những thông số về quản lý cần thiết cho việc thiết lập các sơ đồ quản lý, bản thân chúng được lấy ra từ kế hoạch quản lý, được xác định bởi tổng giám đốc điều hành..
CÁC NGUỒN THÔNG TIN VÀ CÁC MỤC TIÊU
1. Thực hiện các nhiệm vụ
Yêu cầu công việc (W.R.) phải được kết hợp với lệnh bảo dưỡng (W.O.). Công tác chuẩn bị.
Lệnh bảo dưỡng phải liên quan đến công tác chuẩn bị và yêu cầu công việc.
Báo cáo thực hiện được chuyển cho các bên sử dụng khác nhau (bộ phận lập biện pháp thực hiện, bộ phận kế toán, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, bộ phận đưa ra lệnh bảo dưỡng).
2. Thiết lập hồ sơ bảo dưỡng
Công việc cần thực hiện kết thúc với việc làm báo cáo thực hiện. Báo cáo này là cơ sở để làm hồ sơ bảo dưỡng. Bước thực hiện hoàn thiện hồ sơ bảo dưỡng này phải đáp ứng được những yêu cầu mục tiêu sau::
-Quản lý tài chính thông qua phân tích chi phí trên từng hạng mục công việc lớn, từng danh mục thiết bị …
-Mục tiêu quản lý kỹ thuật một mặt phải giúp cho kỹ thuật viên có thể sử dụng được các cơ sở dữ liệu cho việc thực hiện các can thiệp về kỹ thuật của mình, mặt khác giúp cho Phòng kỹ thuật bảo dưỡng trong việc phân tích các hỏng hóc (F.M.D.S. và G.E.R.).
Để đạt được điều này, các thông tin cần tập hợp sẽ liên quan tới:
-Bản chất của việc sửa chữa,
-Lý do phải có hành động can thiệp sửa chữa,
-Các bộ phận cần thay thế,
-Thời gian cần thiết cho việc can thiệp sửa chữa,
-Thời gian thiết bị phải ngừng hoạt động.
-Thời gian làm việc của thiết bị,
-Nhân viên thực hiện công việc sửa chữa (chức năng và số lượng).
Những thông tin trên sẽ tạo điều kiện cho việc đạt được công việc đã đề ra là quản lý chi phí và quản lý kỹ thuật. Từ đó, chi phí và việc theo dõi tiếp theo sẽ được đánh giá thông qua thời gian làm việc của nhân công, tiêu tốn về nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, chi phí gián tiếp v...v...
Việc quản lý tồn kho cũng có thể được thực hiện thông qua:
-Quay vòng tồn kho
-Bổ sung hàng trong kho.
-Giá trị hàng tồn kho, …
Việc quản lý thầu phụ được thực hiện và liên quan tới :
-Nguồn lực bên trong và bên ngoài.
-Các kiểm toán hợp pháp.
-Các hỗ trợ về kỹ thuật.
-Các hợp đồng bảo dưỡng.
-Nhân viên tạm thời/hay nhân sự được trả lương theo từng gói dịch vụ cung cấp, …
Chi phí nhân công phải bao gồm:
-Tiền lương và các chi phí cho việc tuyển người.
-Chi phí làm thêm giờ, chi phí bảo hiểm, …
-Bảo hiểm xã hội,
-Chi phí đào tạo (cho trong và ngoài công ty), …
Quản lý nhân công được thực hiện thông qua 3 hệ thống:
-Thời gian sửa chữa được nêu trong báo cáo thực hiện,
-Bảng chấm công hay hệ thống thiết bị chấm công tự động,
-Phân tích hồ sơ thanh toán.
Thời gian tham gia của nhân lực không gây ra vấn đề gì đặc biệt do có sự hỗ trợ của các kỹ thuật đáng tin cậy hiện nay. Mặc dù vậy thời gian sửa chữa có thể sẽ là vấn đề. Rất nhiều người cho rằng cần phải xét đến thời gian có mặt của họ ở nhà máy.
Điều này lý giải tại sao họ đòi hỏi thời gian làm việc tám giờ trong ngày để tránh những sai lệch trong việc thu thập các số liệu.
Tất cả các nhân viên tham gia cần được thông báo mục tiêu công việc cần hoàn thành, và nhận thức được tầm quan trọng của thời hạn hoàn thành. Điều này cho thấy sự quan trọng của báo cáo công việc sửa chữa và yêu cầu về tính chính xác..
Các chi phí gián tiếp cũng được tính thêm vào:
-Chi phí bổ sung các thiết bị phù hợp cho bảo dưỡng.
Các dụng cụ bằng máy.
Các dụng cụ cầm tay.
Các thiết bị thí nghiệm v.v....
-Các nguồn lực được sử dụng cho việc bảo dưỡng,
-Tiền bảo hiểm, …
Mỗi trình tự công việc tương ứng với một loại chi phí chính. Mỗi thông tin phân tích sẽ tương ứng với chi phí nhân công. Cần lưu ý rằng thời gian tính chi phí không nhất thiết tương ứng với tổng thời gian làm việc. Cứ mỗi tháng thì hệ số sau đây có thể được tính như sau:
Thời gian tính công / Số giờ làm việc
Phân tích chi phí có thể được làm theo các tiêu chí đề cập dưới đây:
-Thiết bị,
-Loại nghề nghiệp,
-Tính chất của công việc sửa chữa,
-Công việc sửa chữa được tiến hành trong giờ hay ngoài giờ làm việc chính thức, … Một bảng so sánh giữa kinh phí theo kế hoạch và kinh phí đầu tư thực tế sẽ được làm.
3. Các tài liệu liên quan đến thu thập thông tin
Không nên tăng số lượng tài liệu một cách không cần thiết. Một báo cáo công việc có thể bao hàm cả báo cáo sửa chữa. Nếu không đưa thông tin sửa chữa vào, nó có thể để cập đến việc tham khảo W.R. và I.R.
Đối với những tài liệu liên quan-các kế hoạch, các qui trình, các hướng dẫn an toàn, v.v…- chúng có thể được hợp lý hóa. Mỗi tài liệu bao gồm các chi phí: chi phí soạn thảo và xây dựng tài liệu, chi phí in ấn, chi phí về môi trường v.v..các tài liệu liên quan đến các quy trình có thể làm mỏng gọn để các kỹ thuật viên có thể sử dụng. …