I. KHÁI LƯỢC

 Việc cập nhật các tài liệu liên quan tới 2 khía cạnh khác nhau tùy vào việc chúng ta đang xem xét phần
“trước sử dụng“ hay phần “quá trình sử dụng” trong hồ sơ thiết bị.

 1. Phần “trước sử dụng” trong hồ sơ thiết bị

 Việc cập nhật phần này trong hồ sơ thiết bị phải được thực hiện định kỳ. Để minh họa một vài khía cạnh thực tiễn của công việc này, tất cả những gì chúng ta cần làm là xem xét các cải biến khác nhau đã thực hiện đối với thiết bị:

 -Để tuân thủ với các quy định về an toàn đang được tăng cường.
-Để cải tiến việc sử dụng thiết bị theo mong muốn của bộ phận sản xuất.
-Để quan tâm đến chế độ vận hành thiết bị và sự điều chỉnh chính sách bảo dưỡng. Mỗi cải biến trong số đó sẽ được giới thiệu:
-Phù hợp với đòi hỏi của luật pháp về an toàn nghề nghiệp.
-Theo thỏa thuận với nhà sản xuất về những cải biến cần thực hiện
-Phù hợp với mong muốn của bộ phận sản xuất.
-Theo kế hoạch cải biến do nhà sản xuất cung cấp hoặc do phòng  kỹ thuật  xây dựng có sự đồng ý của nhà sản xuất.
Các tài liệu khác nhau được đánh số và lập thành danh sách:
-Những tài liệu hiện hữu được chỉnh sửa và danh mục soát xét của các tài liệu này cũng sẽ được điều chỉnh có ngày tham chiếu.
-Kế hoạch mới được xây dựng, nếu cần thiết.
-Danh sách kế hoạch được điều chỉnh, danh mục soát xét của danh sách được điều chỉnh có ngày tham chiếu.

 2. Phần “quá trình sử dụng” trong hồ sơ thiết bị

 Phần “quá trình sử dụng” tạo nên hồ sơ “thời gian” của vòng đời thiết bị. Phần này được bổ sung thông tin hàng ngày qua các báo cáo can thiệp (I.R.) và phân tích thống  kê có liên quan. Các tác nghiệp  cải biến, nói chung, được thực hiện trên cơ sở yêu cầu công việc (W.R.). W.R. phụ thuộc vào kế hoạch và thủ tục cũng như vào danh sách các vật dụng cần thiết để thực hiện các cải biến. W.R. sẽ tạo lập trật tự làm việc cần thiết để hoàn thành công việc.
Sau mỗi can thiệp bảo dưỡng, kỹ thuật viên sẽ viết và một báo cáo thử nghiệm.

 II. LÀM THẾ NÀO ĐỂ CẬP NHẬT HỒ SƠ THIẾT BỊ?

 Trước tiên, chúng  tôi muốn  nhấn  mạnh sự cần thiết phải cập nhật hồ sơ thiết bị theo  định kỳ và bằng một cách thức thấu đáo. Nhiệm vụ này là tối quan trọng và có thể mất nhiều công sức.

 1. Cập nhật phần “quá trình sử dụng” trong hồ sơ thiết bị

 Nhiệm vụ đầu tiên hàng ngày về cập nhật hồ sơ thiết bị là nhập vào toàn bộ các báo cáo can thiệp (I.R). Đây là trách nhiệm của những  kỹ thuật  viên bảo dưỡng  – người thực hiện những  can thiệp cần thiết. Những người này được bổ nhiệm rõ ràng và phải được thông báo về nội dung công việc cần thực hiện và vì sao họ cần phải làm.
Tuy nhiên, việc kiểm soát thường  xuyên (ví dụ mỗi tuần một lần) cũng phải được thực hiện có tổ chức. Cần tránh hiện tượng nhóm hành chính đeo băng đỏ tham gia kiểm soát hàng lô công việc. Kỹ thuật viên viết báo cáo can thiệp sẽ chịu trách nhiệm về những gì được viết ra và chỉ cần 1 người kiểm tra về sự nhất quán là đủ. Những cải biến có liên quan tới tài chính sẽ do cán bộ quản lý bộ phận bảo dưỡng hoặc của bộ phận khác liên quan cập nhật.
Việc kiểm soát nghiêm  ngặt về sự gắn kết của các số liệu phải do một người chịu trách nhiệm về bảo dưỡng đảm nhận. Người này sẽ có khả năng phát hiện những điểm bất thường giữa các giá trị đưa ra và các dạng can thiệp mà số liệu dẫn chứng tới.

 2. Cập nhật phần “trước sử dụng“ trong hồ sơ thiết bị

 Phần hồ sơ“trước sử dụng” cần được cập nhật ngay khi có yêu cầu cải biến thiết bị. Thực tế, điều này là không thể nếu không làm ảnh hưởng đến tổ chức các hoạt động bảo dưỡng trong kế hoạch ngắn hạn. Đây là lý do tại sao chúng  ta đặt ra cho mình một định kỳ soát xét phù hợp với những gì sẵn có.
Ngoại lệ cho nguyên tắc này là khi cần thiết phải có những  khắc phục nhỏ trong tài liệu để tránh nhầm lẫn liên quan tới lựa chọn vật dụng hoặc công cụ hoặc để làm rõ một thủ tục còn mơ hồ.

 Nguồn gốc của một sự cải biến có thể là từ bên ngoài:

 -Yêu cầu của nhà cung cấp,
-Một tiêu chuẩn an toàn mới.
Nguồn gốc của một sự cải biến có thể là từ bên trong:
-Chỉnh sửa định kỳ do hành động bảo dưỡng phòng  ngừa,
-Thực hiện các biện pháp kiểm soát bổ sung,
-Thủ tục đi theo một vấn đề phát sinh trong sản xuất.
Những hành động cập nhật nói trên sẽ dẫn tới việc điều chỉnh kế hoạch và thủ tục hoặc có các kế hoạch, phác họa, sơ đồ, ghi chú kỹ thuật hoặc thủ tục mới. Để giảm thiểu nguy cơ có sự mâu thuẫn, người chịu trách nhiệm cập nhật các phần của hồ sơ thiết bị phải là nhân sự được chỉ định.

 3. Nhận xét về việc đánh số trang trong hồ sơ
Việc thêm hoặc sắp xếp một trang trong một tài liệu hoạt động cần có sự điều chỉnh về đánh số trang. Có thể tham khảo hệ thống dưới đây:
-Mỗi chương được đánh số bằng một số (ví dụ: phân biệt bằng các số La mã: I, II, III, IV, ...).

 -Cần một đoạn tóm tắt để mô tả nội dung và đề cập tới số trang trong chương mục đó.
-Việc đánh số trang của mỗi chương sẽ là liên tiếp. Mỗi trang đều phải có số của hồ sơ, chương, trang, chỉ số soát xét và ngày soát xét.
-Cần một bảng tóm tắt các chỉnh sửa đã thực hiện. Bảng này sẽ mô tả ngắn gọn về mỗi chỉnh sửa (tối đa 2 dòng) và đề cập tới (những) trang có liên quan, lần sửa đổi, số và ngày sửa đổi.
-Không được hủy bỏ những trang đã được lưu hồ sơ mà chỉ được phép phân loại sau khi đã được nhận diện bằng dấu “HỒ SƠ”.

 4. Hiển thị sự chỉnh sửa

 Khi một phần nào đó trong một trang được chỉnh sửa, có một cách hữu hiệu là đánh dấu bằng một đường thẳng đứng ở phần lề của đoạn đó. Đây là cách giúp tạo sự chú ý tới phần được chỉnh sửa để đọc. Nếu để chỉnh sửa ở một trang nào đó yêu cầu phải có bổ sung thêm trang, thì trang bổ sung sẽ được đánh số giống trang này và gắn thêm chữ cái để mã hóa, ví dụ “a”.
Ví dụ: Trang II-22, thì trang bổ sung thêm sẽ là II-22a.

Khi có quá nhiều chỉnh sửa trong một file hoặc trong một chương, thì điều cần làm là phải tạo ra một phiên bản hoàn chỉnh mới. Phiên bản mới này sẽ được đánh chỉ số 0 (số hiệu của file đương nhiên là vẫn giữ như cũ) và ngày có hiệu lực mới.