11. CẤU TRÚC HỒ SƠ THIẾT BỊ
I.KHÁI LƯỢC

 1. Giới thiệu

 Tính hữu dụng và hiệu quả của một hồ sơ thiết bị phụ thuộc vào nội dung thông số kỹ thuật và hiệu quả hoạt động, khai thác thiết bị trong suốt vòng đời. Độ dày mỏng của một hồ sơ thiết bị không nhất thiết là sự đảm bảo cho chất lượng của hồ sơ đó. Điều quan trọng ở đây là cách làm cho hồ sơ này được hình thành như thế nào, cũng như cần tính đến các phương pháp trình bày số liệu và khuyến nghị. Việc trình bày các phần khác nhau của hồ sơ thiết bị sẽ được điều chỉnh với các đối tượng sử dụng.

 Trước khi xây dựng hồ sơ thiết bị, cần phải đưa ra 4 quy tắc tổ chức cốt yếu sau đây.
-Việc xây dựng một hồ sơ thiết bị là một chức năng “đầy đủ” trong phạm vi tổ chức về vấn đề bảo dưỡng (đối với bất kỳ quy mô nào của tổ chức). Trách nhiệm liên quan trong chức năng này phải được ghi nhận và không thể bị xoá bỏ.
-Chức năng này phải được ghi nhận ở cấp cao nhất trong công ty để tiếp đó sẽ bố trí các phương tiện cần thiết (nhân lực, vật liệu, v...v...).
-Công tác bảo dưỡng có nhiệm vụ bảo đảm hồ sơ thiết bị (kể cả các số liệu ghi chép) là đầy đủ và cập nhật.
-Trong trường hợp đã làm hết khả năng rồi, bộ phận bảo dưỡng có thể thuê thầu phụ đối với một vài phần của hồ sơ thiết bị. Tuy nhiên trách nhiệm với những phần đó vẫn thuộc về bộ phận bảo dưỡng.

 Trong thực tiễn, người chịu trách nhiệm về hồ sơ thiết bị phải điều phối việc thu thập các thông tin cần thiết từ các đối tác phù hợp gồm:
-Nhà cung cấp,
-Bộ phận mua bán,
-Bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng và sản xuất,
-Bộ phận sức khoẻ và vệ sinh công nghiệp.
-Xưởng sản xuất.
-Bộ phận kế toán.
-Bộ phận quản lý.
Dựa trên cơ sở những thông tin trước đó thì rõ ràng rằng việc xây dựng hồ sơ thiết bị vừa tốn kém vừa phải tập trung tinh thần cam kết cao của tất cả các bộ phận.

 2. Chuẩn bị đầu tư

 Phần thứ nhất sẽ bao gồm tất cả các tài liệu liên quan tới khâu chuẩn bị đầu tư:
a. Phân tích nhu cầu
-Tình trạng công nghệ trong phạm vi vấn đề phải đối diện.
-Nghiên cứu tính khả thi kỹ thuật.
-Đánh giá đầu tư về các mặt: mua hàng, công việc, v...v...
-Lợi ích cho công ty để quyết định đầu tư.

 b. Sự tư vấn của nhà cung cấp
Tìm ra các tài liệu liên quan tới sự tư vấn từ phía nhà cung cấp và các biên bản họp về kỹ thuật  và tài chính.
Bên cạnh các tài liệu đã đề cập ở trên, kết quả nghiên cứu so sánh các phương án kỹ thuật là một loại tài liệu cần có.
Nghiên cứu này sẽ do kỹ thuật viên của bộ phận bảo dưỡng thực hiện kết hợp chặt chẽ với xưởng sản xuất. Một lời khuyên là nên nhận biết từng tài liệu bằng cách thêm chỉ số thời gian vào số hiệu của hồ sơ đầu tư và điều chỉnh mục lục của hồ sơ này.
c. Đánh giá công việc lắp đặt

 Nghiên cứu khả thi phải bao gồm:
-Công việc trước khi lắp đặt.
-Chi phí và thời gian lắp đặt.
-Tác động mang tính tổ chức.

 d. Chuẩn bị tài liệu về các thông số kỹ thuật

 Tài liệu về các thông số kỹ thuật phải trình bày các nhu cầu thực tế của công ty một cách hoàn chỉnh và tỉ mỉ. Tài liệu này phải bao trùm các nhu cầu ngắn hạn và trung hạn. Điều cần thiết là phải đáp ứng yêu cầu mà không phóng  đại quy mô. Thực tế là theo đuổi sự vận hành bất hợp lý sẽ có thể gây tốn kém. Một tài liệu về các thông số kỹ thuật hoàn chỉnh phải trả lời được các câu hỏi sau:

 AI?
CÁI GÌ? TẠI SAO?
NHƯ THẾ NÀO? BAO NHIÊU?
ĐỂ CHO AI? ĐỂ LÀM GÌ?

 Trả lời các câu hỏi này sẽ dẫn tới việc xác định một phương án sản xuất hoặc dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu mà R.O.I của phương án này sẽ thoả mãn được các tiêu chí của công ty. Câu hỏi sau cùng cũng sẽ phân tích xem liệu giải pháp đưa ra có phù hợp với chiến lược và chính sách của công ty không. Một tài liệu thông số kỹ thuật có tính tới một loạt các thông số như vậy sẽ được hoàn thiện và gửi tới các nhà cung cấp tiềm năng. Tất nhiên kết quả thu được không thể bằng phương thức đơn thương độc mã mà đòi hỏi sự tham vấn và phân tích sơ bộ.

 TÀI LIỆU THÔNG  SỐ KỸ THUẬT  PHẢI  ĐỀ CẬP  CHI TIẾT TRONG  VĂN BẢN VÀ LÀ MỘT  PHẦN  KHÔNG  THỂ THIẾU TRONG KHÂU CUNG CẤP THIẾT BỊ
Hình 2.22 dưới đây sẽ tổng hợp các bước cần thiết để hoàn thiện một tài liệu thông số kỹ thuật.
2. Thủ tục mua
Các dạng văn bản liên quan đến thủ tục mua đã được liệt kê từ trước.

 a. Chào hàng
Khả năng chọn lựa mà nhà cung cấp đưa ra phải phù hợp hoàn toàn với các điều khoản trong tài liệu thông số kỹ thuật. Nó thiết lập một bản cam kết trên văn bản và trên hợp đồng.

 b. Đặt mua
 Việc đặt mua bao gồm:
-Các điều khoản khác nhau xác định đầy đủ đối tượng được đặt mua.
-Tài liệu kỹ thuật chi tiết.
-Tài liệu lắp đặt chi tiết.
-Các kỳ hạn và khoảng thời gian chuyển giao nguyên liệu và tài liệu.
-Các loại chứng chỉ khác nhau mà vật liệu phải tuân theo,
-Các điều kiện vận chuyển và các điều kiện được chấp nhận,
-Giá cả,
-Các điều kiện hóa đơn và thanh toán.
Hợp đồng mua phải ghi rõ rằng tài liệu lắp đặt phải được cung cấp trước khi chuyển giao thiết bị. Danh sách kế hoạch và tài liệu liên quan đến việc lắp đặt và điều khiển thiết bị phải sẵn sàng cho đơn vị bảo dưỡng nhằm giúp họ tìm hiểu, đặt kế hoạch và hoàn thành công việc chuẩn bị trước khi lắp đặt máy. Việc đặt mua phải ghi rõ thời hạn cuối cùng.
c. Hóa đơn về số lượng

 Hóa đơn số lượng cho phép chúng ta kiểm tra xem liệu tất cả đã được chuyển giao và bao bì còn nguyên vẹn hay không. Nó được ghi lại trong biên bản.

 d. Hóa đơn về chất lượng

 Hóa đơn chất lượng nói rõ sự phù hợp của nguyên liệu nhận được và những sự khác biệt có thể xảy ra. Nó được ghi lại trong biên bản

 e. Khởi động

 Khởi động và những thử nghiệm tuân theo sự vận hành liên quan tới việc lắp đặt và điều chỉnh. Điều này xác nhận trạng thái vận hành tốt của máy, sự phù hợp với hiệu suất và những sai số cho phép.
Có những cách thức đặc trưng để có thể tiến hành thành công các quá trình hoạt động đồng thời giảm thiểu những rủi ro của tranh chấp liên quan đến các thử nghiệm và phương thức được áp dụng. Điều

Hình 2.22: Các bước hoàn thiện một tài liệu thông số kỹ thuật này được ghi lại trong biên bản.

 f. Hóa đơn tạm thời
Hóa đơn tạm thời cho phép chúng ta kiểm tra liệu thiết bị có phù hợp với sai số cho phép qui định bởi nhà sản xuất và các yêu cầu của tài liệu thông số kỹ thuật hay không.
Bản báo cáo phải chấp nhận hóa đơn tạm thời. Nếu cần, nó cho biết những bất thường được ghi nhận hoặc sự đặt hàng từ khách hàng. Cơ bản là thiết bị phải đạt những tiêu chuẩn an toàn hợp pháp. Phần bảo dưỡng mang tính quyết định trong tất cả quá trình. Kỹ thuật viên phải chắc chắn rằng không có sự khác biệt giữa yêu cầu và nội dung của đơn đặt hàng. Khi nhận thiết bị, trong trường hợp cần thiết, họ phải ghi lại rõ ràng những sự đặt trước thường lệ.

Hình 2.23 dưới đây tóm lược các bước chính của việc mua.

 3. Các tài liệu thông tin kỹ thuật đầu tiên
Danh sách của những tài liệu này đã được ghi rõ ở trên.

 a. Bản ghi ký hiệu tiêu chuẩn

Hình 2.24 dưới đây là một ví dụ về bản ghi ký hiệu tiêu chuẩn. Nó tóm tắt các đặc điểm chế tạo và hiệu suất chính. Thường đi cùng với một bức ảnh hoặc hình vẽ phác thảo.
b. Bản ghi kỹ thuật
Bản ghi kỹ thuật  cung cấp tất cả thông  tin cần thiết cho việc lựa chọn bộ phận và việc lắp đặt nó. Nó hoàn thiện hơn bản ghi ký hiệu tiêu chuẩn. Hình 2.25 dưới đây cho ta một ví dụ về bản ghi kỹ thuật.
Hình 2.25: Bảng ghi kỹ thuật(Nguồn: Technofluid)
Sự xác định vị trí các sơ đồ bộ phận là rõ ràng. Chúng ta coi như các sơ đồ bộ phận nên được đặt trong thiết bị tại vị trí mà nhà sản xuất dự đoán trước hoặc nếu không thì cũng phải ở gần. Trong một vài công ty, các sơ đồ nhánh được phòng  vẽ thiết kế đảm nhận nhanh chóng. Với trường hợp này, một bản sao của các sơ đồ phải đi cùng hồ sơ thiết bị.

4. Các tài liệu lắp đặt

Làm thế nào để chúng ta có thể sử dụng các tài liệu này một cách tốt nhất? Chúng ta phải chắc chắn rằng công việc chuẩn bị sẽ được tiến hành trong khoảng thời gian cần thiết đảm bảo sự đồng bộ tốt nhất giữa thời điểm kết thúc công việc và thời điểm tiếp nhận thiết bị.
Công việc này có thể bao gồm sự chuẩn bị các khóa học, di dời chất thải, việc cung ứng không khí nén, điện năng, nước ..v..v…Với kỹ thuật bảo dưỡng thì đó là sự chuẩn bị các sơ đồ, tài liệu cũng như Lệnh bảo dưỡng (W.O) để bắt đầu cho việc cung cấp.
Danh sách các kế hoạch lắp đặt, xử lý và tài liệu phải sẵn sàng cho dịch vụ bảo dưỡng của công ty nhằm giúp họ tìm hiểu, đặt kế hoạch và hoàn tất công việc chuẩn bị trước khi lắp đặt máy. Kỹ thuật bảo dưỡng có thể chuẩn bị một vài kế hoạch chi tiết liên quan tới việc hợp nhất thiết bị với môi trường mới của nó.

II.CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN  ĐẾN VIỆC SỬ DỤNG

1. Cho người sử dụng thiết bị
Một phần  lớn của hướng dẫn sử dụng  nhằm vào người sử dụng. Trong thực hành, bản ghi kỹ thuật, phân tích chức năng và các sơ đồ nhìn chung không được sử dụng trực tiếp bởi người vận hành. Các kỹ thuật viên bảo dưỡng sẽ phát triển tài liệu « Hướng dẫn bảo quản » cho người sử dụng. Tài liệu này phải miêu tả các thao tác bảo quản cấp 1.


Chú ý !
Với các máy móc điều khiển số, các yếu tố đã xác định của bảng được sắp xếp khác so với cách sắp xếp chúng trên máy tiêu chuẩn.

-Nhập dữ liệu cho việc kiểm tra độ lệch dải (tùy chọn).
-Khởi động việc kiểm tra độ lệch dải.
-Các bộ điều khiển đã được khởi động và đồng hồ đo (bộ phận báo hiệu sự sẵn sàng sử dụng).
-Bộ phận báo hiệu sự nhiễu loạn.
-Bộ phận ngừng hoạt động khẩn cấp.
-Núm điều khiển với trục trước/sau (tùy chọn).
-Núm điều khiển di động tắt/mở (tùy chọn).
-Máy cưa tắt, kéo máy cưa lại.
-Mỏ kẹp II (truyền tải) tắt/mở..
-Nút ấn “ tự động “.
-Truyền tải (mỏ kẹp II) trước /sau.
-Nút ấn “cắt đơn vị “.
-Máy kẹp (mỏ kẹp I) tắt/mở.
-Chọn trước số lượng miếng cắt.
-Chọn trước số lượng nguyên liệu cung cấp.
-Ngắt mạch chính.

Trong một vài trường hợp, việc bảo dưỡng phải thích nghi với người vận hành sản xuất.

b. Mã điều khiển
Mã điều khiển được cung cấp bởi nhà sản xuất đôi khi không dễ dàng sử dụng đối với người vận hành. Vì vậy nên tổng kết một sỗ mã hoặc sử dụng chữ tượng hình dễ hiểu ngay cả khi chỉ nhìn lướt qua.

c. Các sự cố có thể xảy ra
Một lợi ích là nên đặt gần thiết bị một danh sách các sự cố có thể xảy ra và những biện pháp sửa chữa được đưa ra.
Các nhà sản xuất thường công bố loại danh sách này. Cũng như vậy áp dụng cho thông tin nằm trong các phần mục khác của tài liệu thiết bị. Chúng tôi đề nghị rằng kỹ thuật bảo dưỡng giải quyết việc sắp đặt các thủ tục sử dụng đơn giản. Các thủ tục này phải bao gồm một chương « Các cảnh báo và ý nghĩa của chúng ». Ngoài ra chúng phải ghi rõ các giới hạn hoạt động của thiết bị (với một chú thích về nguy hiểm trong trường hợp lạm dụng).

Tất cả những tài liệu dành cho người sử dụng thiết bị phải tập hợp lại trong một tài liệu gọi là « tài liệu sử dụng thiết bị ». Mặc dù được sử dụng trong thực tiễn, nó phải được tích hợp vào trong tài liệu thiết bị. Những tài liệu này sẽ được cập nhật theo sự phát triển của thiết bị. Một vài nhà sản xuất khuyến khích việc đặt các ghi chú kỹ thuật bên cạnh thiết bị.

Trong mục thành phần của các tài liệu sử dụng dành cho người sử dụng, chúng ta sẽ tìm thấy :
-Ứng dụng đặc trưng của “5S” hơn thường lệ phải là một phần của văn hóa doanh nghiệp ;
-Làm thế nào để sử dụng thiết bị một cách an toàn nhất .
-Danh sách kiểm tra định kỳ (kèm hình ảnh nếu có thể) cho biết các địa điểm kiểm tra, các biến số để kiểm tra và các biện pháp xử lý đúng đắn.
-Các điều chỉnh / sửa chữa đơn giản : trạng thái tự nhiên, tần suất, giá trị + sai số, các biện pháp sửa chữa (kèm theo hình ảnh nếu có thể).
-Bôi trơn (các loại dầu, số lượng, tần suất, ..vv..vv..)

2. Các ví dụ

a. Thao tác khởi động và tắt máy
Thao tác được thiết lập bởi nhà sản xuất
Bức tranh toàn thể II (Bảng điều khiển)
Số 01456628

d. Hướng dẫn về vệ sinh và an toàn
Hầu hết các nhà sản xuất chỉ ra rằng ở những vị trí tương ứng, các hướng dẫn về an toàn phải phù hợp với pháp luật có hiệu lực. Tuy nhiên những chỉ dẫn này thường không đầy đủ.
Ghi chú vì vậy bao gồm một danh sách các tham khảo bổ sung.

e. Hướng dẫn bảo dưỡng
Những tài liệu này liệt kê các hoạt động bảo dưỡng được thực hiện bởi người vận hành sản xuất. Trong số đó có thể đề cập đến hướng dẫn « 5S ». Chúng ta có thể bổ sung thêm các hướng dẫn bảo dưỡng đơn giản như kiểm tra định kỳ theo quy mô nhỏ, các thao tác bôi trơn và thay thế đơn giản.

3. Dành cho kỹ thuật viên bảo dưỡng

Đội ngũ kỹ thuật viên bảo dưỡng phải nắm được thông tin liên quan đến các cách thức sử dụng thiết bị. Điều này trở nên dễ dàng hơn khi họ đã góp phần phát triển những gì đã đề cập ở trên. Chúng sẽ hướng dẫn các kỹ thuật viên bảo dưỡng trong việc hình thành công thức sử dụng dành cho người sử dụng. Thông tin này sẽ giúp họ hiểu được các dấu hiệu hoạt động không tốt và xác định nguyên nhân (chuẩn đoán).
Tài liệu cho phép họ xác định được các bộ phận hỏng hóc và xem xét việc thay thế đồng thời/hoặc  sửa chữa chúng. Những khía cạnh rất quan trọng này sẽ được tiếp tục triển khai sau.
III.CÁC YÊU CẦU VỀ BẢO DƯỠNG

Phần  "Các yêu cầu về bảo dưỡng " phải bao gồm :

-Sơ đồ thiết bị.
-Hướng phù hợp với những quy định.
-Mô tả các công tác bảo dưỡng.
-Mô tả các cách thức vận hành.
-Mô tả các dụng cụ.
-Sửa chữa, kiểm tra và các thử nghiệm.

Để xây dựng hồ sơ về các yêu cầu bảo dưỡng, chúng ta chỉ nên lưu tâm đến công việc bảo dưỡng. Điều này có thể tóm lược lại như sau:

BẢO DƯỠNG LIÊN QUAN ĐẾN TẤT CẢ CÁC HOẠT ĐỘNG  ĐỂ CÓ THỂ BẢO QUẢN HOẶC PHỤC HỒI MỘT BỘ PHẬN TRỞ VỀ MỘT TRẠNG THÁI XÁC ĐỊNH HOẶC CŨNG CÓ THỂ LÀ CÁC HOẠT ĐỘNG  CUNG CẤP MỘT DỊCH VỤ CỤ THỂ. (ÀFNOR X60-010)

Điều này hàm ý khái niệm về sự HIỂU BIẾT thiết bị, khái niệm về DUY TRÌ hiệu suất và khái niệm về các quy tắc QUẢN  LÝ trong mối quan hệ với mục tiêu kỹ thuật đi cùng kinh tế. Hình 2.27 dưới đây tổng kết lại vai trò của bảo dưỡng.
Để biên soạn chương « Bảo dưỡng thiết bị » trong hồ sơ thiết bị, chúng ta phải tuân theo các chính sách bảo dưỡng lưu hành trong công ty. Những chính sách này sẽ hướng dẫn chúng ta trong việc hình thành nền tảng của các yêu cầu về bảo dưỡng. Những chính sách này có thể được sửa chữa để thích ứng với các tình huống thay đổi trong thực tiễn sản xuất. Dĩ nhiên tất cả các tài liệu này xuất phát từ cùng một nguồn : nhà sản xuất. Tuy nhiên việc tổ chức và trình bày các tài liệu sẽ phải thay đổi tùy theo nhân viên bảo dưỡng. Hầu hết các tài liệu phục vụ cho công việc bảo dưỡng sẽ được soạn thảo từ trong công ty. Việc sử dụng hợp đồng phụ ở các cấp bảo dưỡng khác nhau sẽ đòi hỏi một cấu trúc phù hợp của hồ sơ thiết bị. Hình 2.28 minh họa cấu trúc hồ sơ thiết bị.
1. Sơ đồ thiết bị
Trong một hồ sơ thiết bị kỹ thuật, một sơ đồ hoặc bản sao của nó phải được xác định bởi :
-Tên loại chính xác của nó, mã số và ngày đại tu,
-Tài liệu tham khảo của  nhà sản xuất,
-Tài liệu tham khảo của dịch vụ bảo dưỡng (ví dụ như trong trường hợp một sơ đồ chi tiết),
-Hồ sơ hóa và tham khảo cục bộ của sơ đồ gốc.
Các sơ đồ có nguồn gốc bên ngoài (nhà sản xuất) và nguồn gốc bên trong (ban kỹ thuật và thiết kế, dịch vụ bảo dưỡng). Vấn đề chính là cập nhật liên tục danh sách kiểm kê của các sơ đồ của tất cả các thiết bị. Danh sách kiểm kê này là một loại bản đồ nằm trong số các tài sản của công ty.
Theo quan điểm vận hành, nó tiếp tục từ bảng điều tra nghiên cứu đã được đề cập đến. Khi xây dựng cấu trúc, chúng ta hướng tới việc tạo ra một phiên bản hồ sơ kỹ thuật phù hợp có thể sử dụng bất cứ lúc nào.

2. Thao tác lắp ráp và tháo dỡ

Nhà sản xuất không nhất thiết phải cung cấp các chi tiết của thao tác tháo dỡ và lắp rắp lại. Các kỹ thuật viên bảo dưỡng dần dần sẽ cung cấp chúng tùy theo nhu cầu. Công việc này vì vậy không phải hoàn thành một cách kỹ lưỡng (vì lý do chi phí).
Các thao tác phải đơn giản và có ý nghĩa. Điều cần thiết là phải sử dụng tối đa các bản phác thảo cùng với/hoặc hình ảnh để giải thích thao tác hoạt động. Mỗi sự tháo dỡ cục bộ có thể đồng nhất với một quá trình riêng biệt mà có thể tìm thấy vị trí của nó trong một cấu trúc chung.
Mỗi quá trình tháo dỡ phải dựa trên sự sắp xếp thứ tự vật liệu, điều đó cho phép minh họa sự phân chia và sắp xếp các bộ phận theo mối quan hệ của chúng (ví dụ bộ phận bị mòn hoặc phụ tùng thay thế). Trong những quá trình liên tiếp này, các chi tiết không được biết đến sẽ được tìm thấy. Điều quan trọng là mô tả sự vận hành trong những điều kiện sử dụng thực tế (các chú ý, dụng cụ và thiết bị). Tất cả các hoạt động vận hành không được miêu tả chi tiết vì chúng quá đơn giản hoặc giả thiết rằng chúng đã được biết đến.
IV. TÀI LIỆU VỀ CÁC PHỤ  KIỆN SỬ DỤNG VÀ PHỤ TÙNG THAY THẾ

Chúng ta đã thảo luận một cách tổng quát nội dung của hồ sơ thiết bị liên quan đến phụ tùng thay thế. Làm thế nào để tiến hành trong thực tiễn?

1. Xác định phụ tùng thay thế
Để định nghĩa phần này trong hồ sơ thiết bị, tốt nhất là dựa theo logic của thứ tự vật liệu đã được mô ta ở trên. Vì vậy chúng ta dựa vào các sơ đồ và bản vẽ được cung cấp từ nhà sản xuất. Nếu cần thiết, kỹ thuật bảo dưỡng sẽ phát triển các bản vẽ chi tiết, bản vẽ phóng to, sắp xếp thứ tự hình ảnh, vv... Việc xác định phụ tùng thay thế sẽ trở nên khả thi khi công đoạn này hoàn tất. Mục đích là giúp cho mỗi kỹ thuật viên bảo dưỡng xác định được rõ ràng và nhanh chóng vị trí các phụ tùng khi cần.
Xác định phụ tùng thay thế cho phép :
-Xác định bất kỳ phụ tùng thay thế nào của bất cứ máy nào.
-Xác định phụ tùng thay thế được dùng cho máy nào.
-Toàn quyền sử dụng tài liệu tham khảo một cách nhanh chóng cần thiết cho việc đặt hàng
-Biết những khả năng tương đương (nếu có) và những người có cung cấp chúng.

Chỉ số xác định dùng trong hệ thống  ký hiệu của các chi tiết phải giống như khi sử dụng trong hồ sơ, sơ đồ.

2. Dự trữ phụ tùng
Điều lý tưởng hướng tới là luôn luôn có toàn quyền sử dụng đúng lúc, đúng dụng cụ. Đó là sự thách thức cả về kỹ thuật lẫn kinh tế.
Dự trữ các bộ phận bị hao mòn có thể được định rõ một cách dễ dàng. Thật vậy, nhà sản xuất xác định danh sách và số lượng phải được đánh giá và tính toán lại theo tốc độ hao mòn xuất phát từ việc sử dụng thiết bị. Đây là một vấn đề kinh điển trong quản lý dự trữ. Sự khó khăn nằm ở việc cung cấp các chi tiết rủi ro được sử dụng trong trường hợp Bảo dưỡng Sửa chữa.
Vì vậy, khi thiết bị sản xuất gặp sự cố phải xử lý nhanh chóng để khắc phục. Khi phụ tùng liên quan có giá thành thấp hoặc có thể mua dễ dàng thì không phải lo lắng về vấn đề này. Vấn đề sẽ khó xử lý hơn khi giá thành của phụ tùng cao đồng thời/hoặc  thời gian giao hàng kéo dài. Trong tình huống này, tốt hơn là đề cập nó trong hồ sơ thiết bị (ví dụ như trong cấu trúc hình cây). Với trường hợp này thì cách giải quyết còn lại nằm ở việc tính toán sự tối ưu giữa chi phí lưu giữ thiết bị và chi phí rủi ro.
Việc tính toán này không hề đơn giản. Nó đòi hỏi phải áp dụng định luật WEIBULL. Chỉ bằng cách sử dụng máy tính mới có thể giải quyết loại vấn đề này một cách đơn giản.

Các tham số ảnh hưởng tới việc dự trữ là:
-Chi phí lưu giữ thiết bị trong kho bãi CP được tính bằng % của giá thành phụ tùng,
-Chỉ số hỏng hóc hàng năm (λ) của phụ tùng,
-Thời gian giao hàng,
-Giá thành phụ tùng,
-Chi phí rủi ro CD.

V. THÔNG TIN BẢO DƯỠNG

1.Các thông tin liên quan tới hồ sơ

Các thông  tin liên quan tới hồ sơ đề cập tới tất cả các thông  tin theo thời gian mô tả các kết quả của công tác bảo dưỡng đối với thiết bị kể từ khi thiết bị được đưa vào hoạt động. Hồ sơ chỉ cung cấp những số liệu bắt buộc phải sử dụng. Chúng ta không nên bỏ qua bất cứ điều gì nhưng cũng cần phải có sự cân nhắc hợp lý về cách thu thập số liệu.
Định luật PARETO có thể rất hữu ích khi chọn phương  thức thu thập  và xử lý số liệu. Một phân  tích F.M.E.C. (kiểu lỗi, hiệu ứng và tính thiết yếu) có thể, trong một vài trường hợp, sẽ giúp ích rất nhiều. Hình 2.29 minh họa sơ đồ dòng về các tài liệu chính của tác nghiệp bảo dưỡng. Tất cả các tài liệu này đều góp phần tạo nên phần “quá trình sử dụng” trong hồ sơ thiết bị.
a. Các loại thông tin bảo dưỡng và vấn đề sử dụng

I. Bảo  dưỡng khai thác

Các tài liệu này do kỹ thuật viên bảo dưỡng lập ra cho người vận hành sản xuất không bao giờ có trong hồ sơ vì các kết quả là tuân theo các tiêu chuẩn dự kiến. Thông tin về các hoạt động này được lưu trong hồ sơ sản xuất.

II. Bảo dưỡng định trước
Các hoạt động bảo dưỡng loại này được lập kế hoạch và chuẩn bị theo kiểu các thẻ cho từng loại tác nghiệp, nghĩa là:

-Kiểm tra,
-Bôi trơn,
-Bảo dưỡng định kỳ,
-Điều chỉnh.

Những tác nghiệp này sẽ được lưu hồ sơ theo trình tự thời gian. Nếu “không có gì để báo cáo”, hồ sơ này sẽ chỉ quan tâm tới việc thực hiện kế hoạch bảo dưỡng định trước.

III. Bảo dưỡng dựa vào tình trạng

Điều trước tiên cần phải làm là xem các chỉ số đo lường để có thể nắm được nhu cầu về hoạt động bảo dưỡng. Khi những người phát hiện tự động truyền kết quả đo lường hoặc tín hiệu cảnh báo, các số liệu này sẽ được nhập trực tiếp vào hồ sơ thiết bị.
Khi việc đọc kết quả là thủ công, chúng ta cần sử dụng một tài liệu đặc trưng giúp bắt đầu tiến hành một
W.R. nếu cầu và sẽ đưa vào hồ sơ.

IV. Bảo dưỡng sửa chữa

Bảo dưỡng khắc phục là điểm quan trọng nhất đối với hồ sơ vì các lỗi đã không được trù định trước
(thậm chí cả khi lỗi có thể dự báo)
Các giai đoạn của hoạt động này gồm:

-Quan sát và phân tích ý kiến và hoạt động của người sử dụng thiết bị.
-Chẩn đoán.
-Tìm giải pháp tối ưu nhất (liên quan tới khía cạnh sản xuất, sự sẵn có, v.v...).
-Yêu cầu Bảo dưỡng (W.R), Lệnh bảo dưỡng (W.O), lập kế hoạch, phụ tùng và người vận hành.
-Sửa chữa tạm thời.
-R.O.I.
V. Bảo dưỡng cải thiện
Đây là hoạt động bảo dưỡng cần thiết. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến can thiệp  bảo dưỡng loại này. Các hoạt động bảo dưỡng này sẽ được xem như những can thiệp bảo dưỡng khắc phục mà không có bất kỳ dấu hiệu khẩn cấp nào, nghĩa là bằng cách lập kế hoạch cho bảo dưỡng cải thiện. Việc lưu trữ các số liệu này trong hồ sơ thiết bị sẽ được thực hiện bằng cách tham chiếu tới những gì đã làm khi bảo dưỡng khắc phục. Thông thường yếu tố sẵn sàng không chịu tác động của các can thiệp này.
VI. Thẻ hồ sơ

Những thẻ này sẽ tóm tắt tất cả các thông tin thu thập được trong các tài liệu đã được phân tích.
1. Bản theo dõi bảo dưỡng
Tài liệu này đề cập tới:

-Ngày thực hiện bảo dưỡng,
-Số hiệu W.O.,
-Liệt kê những đầu vào đã sử dụng (số giờ, phụ tùng),
-Tổn hại được ghi nhận (bản chất, nguyên nhân, hậu quả, biện pháp),
-Công việc được thực hiện (chỉ định, người vận hành thiết bị, mức độ bảo dưỡng, thời gian),
-Ý kiến nhận xét.

2. Bảng theo dõi thời gian dừng máy
Đây là hoạt động phân tích thời gian dừng máy:

-Chờ đợi,
-Sửa chữa,
-Sự tăng lên trong sản xuất.

3. Bảng kiểm soát chi phí
Có một vài cách để chi tiết hóa các công cụ được thiết kế để theo dõi chi phí bảo dưỡng. Hình 2.31 cho thấy một ví dụ về bảng kiểm soát chi phí.
-I.L. = lao động nội bộ.
-E.L. = lao động thuê ngoài.
-I.I.N. = số hiệu nhận biết nội bộ. Đây là số liệu nhận biết của thiết bị đang được xem xét.
2. Số liệu thống kê
Bằng thuật ngữ hàn lâm này, chúng tôi muốn đề cập tới việc khai thác các số liệu được ghi chép trong hồ sơ thiết bị. Vì thế, ý nghĩa của thuật ngữ này liên quan tới trường hợp của một thiết bị đơn lẻ đang có vấn đề cũng như liên quan tới nhiều phân tích hơn trên phạm vi chung về toàn bộ hoặc phần nào đó của toàn bộ cơ sở thiết bị. Hơn thế nữa, những phân tích như thế có thể không liên quan tới các thiết bị nhưng lại liên quan nhiều tới loại hình bảo dưỡng hoặc các hành động của tổ chức do cấp quản lý sản xuất hoặc bảo dưỡng quyết định.
Nguyên tắc của bất kỳ ứng dụng thống kê đối với các số liệu liên quan tới lịch sử là phải cải tiến liên tục các thủ tục bảo dưỡng và điều chỉnh chính sách bảo dưỡng theo tiến trình của thiết bị.

Mục tiêu cuối cùng là:
SẢN  XUẤT TỐT VỚI CHI PHÍ HỢP  LÝ NHẤT
Vì thế, kỹ thuật bảo dưỡng luôn luôn là thách thức vượt hơn lên những gì đã đạt được. Để hoàn thành các nhiệm vụ thì cần đo lường các thông số như:

-Tính SẴN SÀNG,
-Kiểm soát CHI PHÍ.

3. Tính sẵn sàng

Tính sẵn sàng của thiết bị là tỉ số (%) đo thời gian sử dụng thiết bị với thời gian “tiềm năng”. Gọi T là thời gian “tiềm năng” (nói chung đây là yếu tố cố định).
Gọi T.P. là tỉ số (%) giữa thời gian sản xuất và thời gian “tiềm năng” T.
Gọi T.A.T. là tỉ số (%) giữa tổng thời gian dừng máy và thời gian “tiềm năng” T.
Ta có thể viết: D > T.P. + T.A.T.
Ta sẽ tìm thấy gì ở T.A.T.? Ta sẽ tìm ra thời gian dừng máy do sản xuất và do bảo dưỡng T.A.M.
Quản lý bảo dưỡng phải nhìn thấy để giảm giá trị của T.A.M. trong khi quản lý sản xuất phải nhìn thấy để giảm giá trị của T.A.P.

a. Kiểm soát CHI PHÍ
Việc đưa vào sử dụng những công cụ để kiểm soát chi phí ngụ ý rằng cần phải cân nhắc đến một số yếu tố quan trọng.

-Để có thể dự đoán điểm kết thúc tuổi thọ có tính kinh tế của thiết bị. Một phương pháp đơn giản là quan trắc biến động M.T.B.F. của một loại thiết bị theo thời gian.

-Phải có một số công cụ cho phép quản lý đúng cách kho phụ tùng. Một cách tốt để thực hiện là so sánh chi phí cho thất bại với các chi phí để mua phụ tùng.
-Không bị sa lầy vào quá nhiều công cụ.
Đó là nguyên nhân vì sao tốt hơn hết là chỉ chọn một số lượng nhỏ các chỉ số và CẬP NHẬT THƯỜNG XUYÊN.

a. Ví dụ
I. Các chỉ số chung
TỔNG CHI PHÍ BẢO DƯỠNG  HANG NĂM CỦA MỘT THIẾT BỊ / GIÁ MUA THIẾT BỊ ĐÓ
TỔNG CHI PHÍ BẢO DƯỠNG ĐỊNH TRƯỚC / TỔNG CHI PHÍ BẢO DƯỠNG

TỔNG CHI PHÍ BẢO DƯỠNG  KHẮC PHỤC  / TỔNG CHI PHÍ BẢO DƯỠNG
CHI TIÊU BẢO DƯỠNG  / NGÂN SÁCH BẢO DƯỠNG